Dienstplan erstellen – der Überblick
Einen Dienstplan im Pflegedienst erstellen Sie in sechs Schritten: Personalbedarf je Schicht ermitteln, Verfügbarkeiten und Wünsche erfassen, Schichten unter Beachtung der gesetzlichen Ruhezeiten zuweisen, Vertretungen einplanen, den Plan prüfen und rechtzeitig kommunizieren. Eine Dienstplan-Software übernimmt wiederkehrende Pläne als Vorlage und warnt automatisch bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz.
Der Dienstplan ist das organisatorische Rückgrat jedes Pflegedienstes: Er entscheidet, ob alle Touren besetzt sind, ob das Team fair eingeteilt ist und ob die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Ein schlecht gemachter Plan führt zu Überlastung, Unzufriedenheit und im schlimmsten Fall zu unbesetzten Diensten.
Rechtliche Vorgaben (Arbeitszeitgesetz)
Beim Dienstplan in der Pflege gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG): höchstens acht Stunden werktägliche Arbeitszeit (verlängerbar auf zehn bei entsprechendem Ausgleich), mindestens elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen (im Pflegebereich unter Ausgleich auf zehn verkürzbar) sowie Pausen von 30 Minuten ab sechs und 45 Minuten ab neun Stunden Arbeitszeit.
Die wichtigsten Eckwerte auf einen Blick:
- Höchstarbeitszeit: grundsätzlich 8 Std./Werktag, verlängerbar auf 10 Std., wenn im Schnitt von 6 Monaten 8 Std. nicht überschritten werden.
- Ruhezeit: mindestens 11 Std. ununterbrochen zwischen zwei Arbeitstagen – in Pflege/Kliniken auf 10 Std. verkürzbar, wenn ausgeglichen wird.
- Pausen: 30 Min. bei mehr als 6 Std., 45 Min. bei mehr als 9 Std. Arbeitszeit.
- Sonn- & Feiertage: in der Pflege zulässig (Ausnahme nach ArbZG), mit Anspruch auf einen Ersatzruhetag.
Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können zusätzliche oder abweichende Regelungen enthalten. Im Zweifel gilt: lieber einmal mehr prüfen – Verstöße gegen Ruhezeiten sind nicht nur unzulässig, sondern auch ein Gesundheitsrisiko fürs Team.
Schichtmodelle in der Pflege
In der ambulanten Pflege haben sich vor allem geteilte Dienste und klassische Schichten etabliert. Gängige Modelle:
| Modell | Typischer Einsatz |
|---|---|
| Früh-/Spätdienst | Morgen- und Abendtouren – der Kern der ambulanten Versorgung. |
| Geteilter Dienst | Morgens und abends mit längerer Pause dazwischen – nah am Bedarf, aber für das Team belastend. |
| Nachtdienst / Rufbereitschaft | Versorgung und Bereitschaft außerhalb der Kernzeiten. |
| Wochenend- & Feiertagsdienst | Rotierend geplant, mit Ersatzruhetagen und fairer Verteilung. |
Dienstplan in 6 Schritten erstellen
Personalbedarf ermitteln
Wie viele Pflegekräfte braucht jede Tour und Schicht? Bedarf je Tag realistisch ableiten.
Verfügbarkeiten & Wünsche erfassen
Urlaub, feste Frei-Tage, Qualifikationen und – soweit möglich – Wünsche der Mitarbeitenden.
Schichten zuweisen
Dienste verteilen und dabei Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und Pausen einhalten.
Vertretungen einplanen
Für Krankheit und Ausfall vorsorgen – wer springt ein, ohne selbst Ruhezeiten zu verletzen?
Plan prüfen
Auf Lücken, Überlastung und Gesetzeskonformität kontrollieren – hier hilft eine automatische Prüfung enorm.
Rechtzeitig kommunizieren
Plan früh genug veröffentlichen, Änderungen transparent machen – idealerweise mobil für jede Pflegekraft.
Dienstplan-Vorlage (Aufbau)
Eine einfache Dienstplan-Vorlage enthält pro Mitarbeitendem und Tag den geplanten Dienst. So ist auf einen Blick erkennbar, wer wann arbeitet:
| Mitarbeiter/in | Mo | Di | Mi | Do | Fr |
|---|---|---|---|---|---|
| A. Müller | Früh | Früh | Frei | Spät | Spät |
| B. Schmidt | Spät | Spät | Früh | Frei | Früh |
| C. Yilmaz | Frei | Früh | Spät | Früh | Urlaub |
In einer Software sind solche Pläne vorstrukturiert, als Vorlage wiederverwendbar und automatisch auf Ruhezeiten geprüft – das spart das mühsame Nachhalten in Excel.
Tipps für faire & effiziente Pläne
- Früh planen: Pläne mit ausreichend Vorlauf veröffentlichen – das schafft Verlässlichkeit.
- Wünsche berücksichtigen: wo möglich, Wunschfrei einplanen – das senkt Fluktuation.
- Lasten fair verteilen: Wochenend- und Feiertagsdienste rotieren lassen.
- Puffer einplanen: realistische Reserven für Krankheit – nicht auf Kante nähen.
Dienstplan-Software statt Excel
Sobald wiederkehrende Pläne, Ruhezeiten, Vertretungen und mehrere Touren zusammenkommen, spielt eine Dienstplan-Software ihre Stärken aus. CareReport verbindet die Dienst- und Schichtplanung direkt mit der Tourenplanung und der Dokumentation – so passen Dienstplan, Touren und Nachweise zusammen.
Dienstpläne in Minuten statt Stunden
Sehen Sie, wie CareReport Dienst- und Schichtplanung, Vertretung und Tourenplanung in einer Anwendung verbindet – DSGVO-konform, mit Servern in Deutschland.
Zur Dienst- & SchichtplanungWelche weiteren Module ein ambulanter Dienst braucht, zeigt der Überblick zur ambulanten Pflegesoftware.
FAQ: Häufige Fragen zum Dienstplan im Pflegedienst
Ein Dienstplan entsteht in wenigen Schritten: Personalbedarf je Tag und Schicht ermitteln, Verfügbarkeiten und Wünsche erfassen, Schichten unter Beachtung der gesetzlichen Ruhezeiten zuweisen, Vertretungen für Ausfälle einplanen und den Plan rechtzeitig kommunizieren. Mit einer Dienstplan-Software lassen sich wiederkehrende Pläne als Vorlage wiederverwenden und Verstöße gegen Ruhezeiten automatisch erkennen.
Maßgeblich ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Die werktägliche Arbeitszeit beträgt grundsätzlich höchstens acht Stunden (verlängerbar auf zehn, wenn im Durchschnitt acht Stunden eingehalten werden). Zwischen zwei Arbeitstagen ist eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden vorgeschrieben – im Pflege- und Klinikbereich unter Ausgleich auf zehn Stunden verkürzbar. Pausen betragen 30 Minuten bei mehr als sechs und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit.
Die Begriffe werden meist synonym verwendet. Der Schichtplan meint im engeren Sinn die Einteilung in Früh-, Spät- und Nachtschichten, der Dienstplan den gesamten Personaleinsatz über Tage und Wochen inklusive Urlaub, Frei und Vertretung. In der Praxis bezeichnen beide dasselbe Planungsdokument.
Für sehr kleine Dienste kann Excel anfangs genügen. Mit wachsender Teamgröße steigen jedoch Pflegeaufwand und Fehleranfälligkeit: Ruhezeiten werden leicht übersehen, Änderungen sind mühsam und es gibt keine mobile Ansicht. Eine Dienstplan-Software automatisiert wiederkehrende Pläne, prüft Ruhezeiten und zeigt Ausfälle samt Vertretungsvorschlägen sofort an.
Bei einer Krankmeldung müssen die betroffenen Schichten schnell neu besetzt werden. Eine Software erkennt die betroffenen Dienste und Touren automatisch und schlägt verfügbare Kolleginnen und Kollegen als Vertretung vor – so bleibt der Dienstplan trotz Ausfall vollständig und Patienten werden versorgt.