Tourenplan erstellen: die Kurzfassung
Um einen Tourenplan für die ambulante Pflege zu erstellen, erfassen Sie alle Besuche mit Leistungen und Zeitfenster, weisen jede Pflegekraft nach Qualifikation und Region zu und bündeln die Besuche zu Touren mit kurzen Wegen. Wiederkehrende Besuche werden einmal angelegt und automatisch wiederholt. Jede Pflegekraft erhält ihre Tour anschließend als mobile Tagesliste mit Navigationslink je Stopp.
Klingt einfach – steckt in der Praxis aber voller Details. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess, von der Erfassung der Besuche bis zur fertigen Tour auf dem Smartphone der Pflegekraft.
In 6 Schritten zum Tourenplan
Besuche erfassen
Legen Sie alle anstehenden Besuche an – mit Patient, Adresse, geplanten Leistungen und gewünschtem Zeitfenster. Das ist die Datenbasis für den gesamten Tourenplan.
Pflegekräfte zuweisen
Ordnen Sie jeden Besuch der passenden Pflegekraft zu – nach Qualifikation (z. B. Behandlungspflege), Verfügbarkeit und Einsatzgebiet.
Besuche zu Touren bündeln
Fassen Sie die Besuche einer Pflegekraft zu einer sinnvollen Tour zusammen – möglichst kurze Wege, realistische Zeiten, keine Überschneidungen.
Wiederkehrende Touren anlegen
Feste Besuchsrhythmen einmal definieren und automatisch fortschreiben lassen – täglich, wöchentlich, Mo–Fr oder monatlich. So entfällt die tägliche Neuplanung.
Tour an die Pflegekraft ausspielen
Jede Pflegekraft erhält ihre Tour als mobile Tagesliste – mit Adresse, Uhrzeit, Leistungen und Navigationslink zu jedem Stopp.
Status verfolgen & anpassen
Behalten Sie live im Blick, welche Besuche gestartet, abgeschlossen oder ausgefallen sind – und passen Sie einzelne Tage bei Bedarf an.
Was in jeden Tourenplan gehört
Damit eine Tour in der Praxis funktioniert, sollte jeder Stopp folgende Angaben enthalten:
- Patient & Adresse – inklusive Navigationslink für die Anfahrt.
- Zugewiesene Pflegekraft – eindeutige Zuständigkeit ohne Rückfragen.
- Uhrzeit & Zeitfenster – realistisch geplant, damit die Tour aufgeht.
- Geplante Leistungen – Grundpflege, Behandlungspflege, Hauswirtschaft oder Beratung.
- Wichtige Hinweise – z. B. Schlüssel, Sturzrisiko, Angehörige vor Ort.
Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden
- Zu enge Zeitfenster: ohne Puffer geraten Touren bei jedem Stau aus dem Takt – realistisch planen.
- Touren quer durchs Gebiet: unnötige Wege kosten Zeit – Besuche regional bündeln.
- Alles manuell pflegen: wiederkehrende Touren gehören automatisiert, nicht täglich neu getippt.
- Planung ohne Dokumentation: wenn Tour und Nachweis getrennt sind, entstehen Lücken in der Abrechnung.
Tourenplan einmal richtig aufsetzen
Sehen Sie, wie CareReport wiederkehrende Touren, mobile Tagesliste und Dokumentation verbindet.
Zur Touren- & BesuchsplanungVorlage oder Software?
Eine Excel-Vorlage für den Tourenplan ist als Einstieg verständlich – schließlich kennt sie jeder. Doch sobald wiederkehrende Touren, Vertretungen und Nachweise dazukommen, wird die Tabelle zur Fehlerquelle: Jede Änderung muss von Hand nachgezogen werden, Pflegekräfte arbeiten mit Ausdrucken, und niemand sieht den aktuellen Status.
Eine spezialisierte Software für die Tourenplanung in der ambulanten Pflege nimmt Ihnen genau diese Routinearbeit ab – und verbindet die Planung direkt mit der Pflegedokumentation und den Leistungsnachweisen.
Tourenplan erstellen mit CareReport
Mit CareReport erstellen Sie Tourenpläne über wiederkehrende Besuche, weisen Pflegekräfte zu und geben jeder Mitarbeiterin ihre Tour als mobile Tagesliste – DSGVO-konform auf Servern in Deutschland. Der Status jedes Besuchs ist in Echtzeit sichtbar, und aus dem Besuch heraus entsteht direkt der Pflegebericht.
Eine ausführliche Übersicht mit Screenshots finden Sie auf der Seite zur Touren- & Besuchsplanung. Einen breiteren Einstieg ins Thema gibt unser Leitfaden zur Tourenplanung im Pflegedienst.
FAQ: Häufige Fragen
Erfassen Sie zunächst alle Besuche mit Patient, Leistungen und Zeitfenster. Weisen Sie dann jede Pflegekraft nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Region zu und bündeln Sie die Besuche zu Touren mit kurzen Wegen. Wiederkehrende Besuche legen Sie einmal an und lassen sie automatisch fortschreiben. Zum Schluss erhält jede Pflegekraft ihre Tour als mobile Tagesliste.
Ein vollständiger Tourenplan enthält pro Besuch: Patient und Adresse, zugewiesene Pflegekraft, Uhrzeit und Zeitfenster, die geplanten Leistungen sowie wichtige Hinweise (z. B. Schlüssel, Sturzrisiko). Ergänzend sind ein Navigationslink je Stopp und der aktuelle Status des Besuchs hilfreich.
Excel-Vorlagen sind ein möglicher Einstieg für sehr kleine Dienste. Sie stoßen aber schnell an Grenzen, weil sie weder wiederkehrende Touren automatisieren noch eine mobile Tagesliste oder Echtzeit-Status bieten. Eine spezialisierte Software übernimmt diese Aufgaben und reduziert den Pflegeaufwand erheblich.
Der Grundplan basiert auf wiederkehrenden Touren und bleibt weitgehend stabil. Tagesaktuell angepasst werden sollten Änderungen wie Neuaufnahmen, Entlassungen, Urlaub oder Krankmeldungen. Mit einer Software passen Sie einzelne Tage an, ohne den gesamten Tourenplan neu zu erstellen.
Fällt eine Pflegekraft aus, werden ihre Besuche auf verfügbare Kolleginnen und Kollegen umverteilt. Eine gute Software zeigt offene Besuche an und ermöglicht eine schnelle Neuzuweisung, sodass kein Patient unversorgt bleibt und die übrigen Touren ausgewogen bleiben.